誰だってミスはする。でもミスが少ない人には何か秘密があるはず！
そう、きっとある。ミスをする人の特徴も別の記事で紹介しましたが、習慣にする、習慣を変えることは簡単ではありません。
もちろん習慣は変えられます。短期間で良い習慣をつける方法はDaiGoさんの書籍も役に立ちますが、習慣化よりさらにハードルが下がるツールの利用も検討してみましょう。
ツールを使う習慣をつけないと・・・という声も聞こえてきそうですが、使うだけなのでまず試してみましょう。
ミスが減るだけでなく、仕事の効率化にも繋がるので一石二鳥ですね。
毎回使うのはという人も、仕事には多少ミスしても大丈夫な仕事からミスはなるべく避けたい仕事まで様々です。ミスの影響が大きい仕事の時は、ぜひツールも使ってミスを減らしましょう。
では早速。
誤字脱字をなくそう。
誤字脱字をなくすには、声に出して読み返すなども有効ですが、時間がかかりますしできればさっと確認したいもの。
そんな時はいくつかのツールを使ってチェックしてみましょう。
ただ、ツールは完璧ではないので、どうしても間違ってはいけない時は、音読して読み返したりダブルチェックのお願いをしましょう。
Google Docs
Google Docsは自動でスペルチェックしてくれます。句読点などの位置もチェックしてくれ、候補がある場合は青い波線、明らかに間違っている箇所には赤い波線を表示してくれます。
ウェブツール
「誤字脱字チェック」などで検索すればウェブで利用できるツールが見つかります。
例えばEnno、コピペしてチェックボタンをクリックするだけで、「タイポ、変換ミス、誤字脱字」のエラーチェックしてくれます。
ワードの校正
Google Docsやウェブツールはオンラインでしか利用できませんが、MicrosoftのWordならオフラインでもチェックできます。
設定によりますが、基本は自動でチェックしてくれますし、ツールバーで明示的に「スペルチェック、文章の校正」をすることができます。
使い方はMicrosoftのヘルプを参照してください。
文章を書くことが仕事の方は他にも有料ツールがあるので検索してみてください。
検索
一つミスを見つけた場合ですが、同じミスがないか、メモ帳、ブラウザなど文章を書いたツールの検索機能を使って必ず検索してチェックしましょう。
「校正」が正解なのに「後世」と間違っている場合など、同じ様に変換ミスをしている箇所があるかもしれません。
読み上げ
音読さんを使ってみてはどうでしょうか。
自分で音読して読み返さなくても、テキストを貼り付けて「読み上げ」ボタンをクリックするだけで音声読み上げしてくれますので、聞きながら間違いに気づくことができます。
画像でも文字に変換して読み上げしてくれるので、手書きの文字もスマホで写真を取れば文字変換して読み上げてくれます。（読める字じゃないとですが）
聴き忘れをなくそう。
ボイスメモを使う
聞き忘れをなくすためには、ボイスメモが有効です。
メモを取らなくて済むので会話に集中できます。
写真をとる
ホワイトボードなど写真に取っておくのも有効です。
会議中に書き写そうとすると、そちらに気がとられますし、写真の方が効率的です。
注意点は消される前に撮らないといけないということ。
録画する
リモートワークの場合、会議を録画すると便利です。
聞いてるだけのつまらない会議なら録画して後で1.5倍速で見ることもできますし、聞き漏らしてしまった話も後でチェックすることが可能です。
ただし、録画してると安心していると録画できていなかったなどのミスが発生する可能性もありますので、重要な会議はリアルタイムでしっかり聞いておくのがおすすめです。
あくまで補助としては録画ツール、とっても便利ですよ。
僕はこのツールを使っています。
メモをとる
ボイスメモは聞き直さなければどんな話をしていたか分かりにくいのと、あの話って何分ぐらいでしてたっけ？と後で探すのが面倒だったりします。
要点だけメモをとる方が効率的には良いかもしれません。その場合、メーラーでメールを新規作成、その場でメモを取って打ち合わせが終わったらそのまま自分宛に送信すると、後で見つけやすく、検索もできるのでとても便利です。
メモ帳などに書いてしまうと、あの時のメモどこに保存したっけ？など後で探す手間が発生したりします。
やり忘れをなくそう。
ToDoリスト
やることが多くなると、うっかりやり忘れが発生する場合があります。
ToDoリストを作って、管理すると漏れが減ります。
GoogleのToDoを使えば、期限をつけてGoogleカレンダー上で表示することができます。
アラート機能なども使えるので、とても便利です。
ボードアプリ
「未着手」、「進行中」、「待ち」、「完了」リストをステータスごとに分けたい場合はTrelloなどのボードアプリが便利です。
モバイルアプリもあり、移動中にもタスクの整理をすることができるので、やり忘れを減らすことができます。
カレンダー
単純にスケジュール管理に便利です。アラートがあるので会議の時間を忘れていたなんてミスを減らすことができますし、その日やることを時間単位で予定として登録すれば漏れを減らすことができます。
Amazon Echo
リモートワークの記事でも紹介しましたが、特にリモートワーカーにはAmazon Echo Dotは便利です。サイズ的にもEcho Dotなら机に置いておくこともできます。
「アレクサ、5分後に教えて」、「アレクサ、14時に教えて」などとアラームを声で設定できますしカレンダーと連携すれば「アレクサ、今日の予定を教えて」など予定を確認することができます。
うっかり約束や会議を忘れていたなんてミスを確実に減らしてくれるので、費用はかかりますが、かなりコスパがいいなと思っていますので、皆さんも試してみてください。
Amazon Music Unlimited 会員の方なら好きな音楽をかけて集中することもできますし、休憩時間などにリラックスした音楽を楽しむこともできます。
番外編
ツールも駆使して気をつけていたのに、ミスして取引先に迷惑をかけてしまった時にはコレ！
謝罪の際の強い味方、切腹最中〜！
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